Việc soạn thảo văn bản hay soạn thảo văn bản hành chính đều là những hoạt động vô cùng quan trọng đối các cá nhân hay tổ chức. Có thể nói hiệu quả hoạt động một phần tùy thuộc vào chất lượng của hệ thống văn bản được ban hành. Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín của các chủ thể. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ một số thông tin quan trọng về cách soạn thảo văn bản hành chính.
Bạn đang xem: Những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản
Hướng dẫn cách soạn thảo văn bản hành chính
1. Yêu cầu về nội dung văn bản
– Văn bản phải có tính mục đích. Văn bản quản lý hành chính nhà nước được ban hành với danh nghĩa là cơ quan Nhà nước nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Do đó, khi soạn thảo tiến tới ban hành một văn bản nào đó đòi hỏi phải có tính mục đích rõ ràng. Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó, vì vậy trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích văn bản ban hành để làm gì? nhằm giải quyết vấn đề gì? và giới hạn vấn đề đến đâu? kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
– Văn bản phải có tính khoa học. Nhất là khi “soạn thảo văn bản” thì văn bản có tính khoa học phải được viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định của Nhà nước và nội dung phải nhất quán. Một văn bản có tính khoa học phải đảm bảo:
2. Trình bày trên khổ giấy A4
Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 như trước, thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm) theo như quy định về thể thức văn bản mới nhất.
Ngoài ra, cách căn lề được quy định như sau:
- Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5 cm;
- Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5 cm;
- Lề trái: cách mép trái từ 3 - 3,5 cm;
- Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2 cm.
3. Chọn phông chữ và cỡ chữ
Dù nội dung khác nhau nhưng bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn văn bản bằng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Riêng cỡ chữ sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.
Ví dụ:
- Phần Quốc hiệu và tiêu ngữ gồm 2 dòng chữ:
| CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
Đặc biệt, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
Theo đó, Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13.
Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14.
4. Cách ghi tên cơ quan ban hành văn bản
Thực tế có rất nhiều loại văn bản khác nhau do nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm chắc cách ghi tên cơ quan ban hành, đặc biệt là những người mới vào nghề.
Để tránh sai sót và làm mất đi giá trị của văn bản thì phải tuân theo quy tắc soạn thảo văn bản như sau:
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
- Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 - 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 - 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
5. Số, ký hiệu văn bản
* Số của văn bản
Ý nghĩa của số văn bản như sau:
Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định trình bày văn bản mới nhất, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.
* Ký hiệu của văn bản
Tương tự như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cũng phải tuân theo tiêu chuẩn chung, hay quy chuẩn văn bản hành chính riêng thì không phụ thuộc vào ý muốn của người soạn thảo.
Theo đó, ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
Đối với Công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành Công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng.
Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
Ví dụ:
Nghị định do Chính phủ ban hành: Số:…/NĐ-CP
Quyết định do Thủ tướng Chính phủ ban hành: Số:…/QĐ-TTg
Công văn của Bộ Tài chính do Vụ Chính sách thuế soạn thảo: Số:…/BTC-CST
…
6. Quy ước viết tắt tên loại văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo đó tất cả các văn bản khi ban hành đều phải ghi tên loại trừ công văn theo đúng như quy định soạn thảo văn bản.
Văn bản hành chính gồm có tất cả 32 thể loại, trong đó điển hình có một số loại thường gặp như:
Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng, Công văn, Công điện, Giấy chứng nhận, Giấy uỷ quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ phép, Giấy đi đường…
Khi trình bày văn bản hành chính, người soạn thảo cần phải “nằm lòng” quy ước viết tắt tên loại văn bản theo Phụ lục I được ban hành kèm theo Thông tư 01/2011 Bộ Nội vụ, cụ thể:
| STT | Tên loại văn bản hành chính | Chữ viết tắt |
| 1. | Nghị quyết (cá biệt) | NQ |
| 2. | Quyết định (cá biệt) | QĐ |
| 3. | Chỉ thi | CT |
| 4. | Quy chế | QC |
| 5. | Quy định | Qy Đ |
| 6. | Thông cáo | TC |
| 7. | Thông báo | TB |
| 8. | Hướng dẫn | HD |
| 9. | Chương trình | CTr |
| 10. | Kế hoạch | KH |
| 11. | Phương án | PA |
| 12. | Đề án | ĐA |
| 13. | Dự án | DA |
| 14. | Báo cáo | BC |
| 15. | Biên bản | BB |
| 16. | Tờ trình | TTr |
| 17. | Hợp đồng | HĐ |
| 18. | Công điện | CĐ |
| 19. | Bản ghi nhớ | BGN |
| 20. | Bản thỏa thuận | BTT |
| 21. | Giấy ủy quyền | GUQ |
| 22. | Giấy mời | GM |
| 23. | Giấy giới thiệu | GGT |
| 24. | Giấy nghỉ phép | GNP |
| 25. | Phiếu gửi | PG |
| 26. | Phiếu chuyển | PC |
| 27. | Phiếu báo | PB |
| Bản sao văn bản | ||
| 1. | Bản sao y | SY |
| 2. | Bản trích sao | Tr S |
| 3. | Bản sao lục | SL |
7. Cách ký tên, đóng dấu
Theo quy định trình bày văn bản mới nhất thì chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
8. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
Quy trình soạn thảo văn bản nói chung quy trình soạn thảo văn bản hành chính nói riêng phải đảm bảo các nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản. Trong trình tự này, công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định.
9. Câu hỏi thường gặp
Văn bản là gì?
Văn bản là một loại giấy tờ ghi nhận những thông tin, dùng với mục đích để truyền đạt thông tin từ một cá nhân/đơn vị này đến một hoặc nhiều chủ thể khác thông qua việc sử dụng ngôn ngữ, ký hiệu.
Chuẩn bị các thông tin sau để hỗ trợ cho việc soạn thảo văn bản như thế nào?
+ Xác định mục tiêu cần trình bày trong văn bản
+ Chọn loại văn bản để soạn thảo ví dụ: văn bản hành chính,….
+ Sưu tầm các tài liệu liên quan:
+ Xin ý kiến của cấp trên (nếu thuộc trường hợp cần có ý kiến từ các cơ quan hoặc tổ chức)
+ Suy luận về những vấn đề liên quan
Phần nội dung về quốc hiệu và Tiêu ngữ trình bày như thế nào?
Quốc hiệu cần được viết chữ in hoa với cỡ chữ từ là 12 đến cỡ chữ 13, viết đậm, kiểu chữ đứng đặt ở trên cùng bên phải của trang giấy
Tiêu ngữ được trình bày theo chữ in thường và viết nét chữ đứng, đậm, viết giữa khoảng dưới của Quốc hiệu, giữa các chữ có phần gạch nối và thẳng tiêu ngữ xuống phía dưới là nét kẻ ngang liền, đồng thời độ dài bằng độ dài của dòng chữ đó
Thời gian ban hành văn bản như thế nào?
Ghi rõ ngày tháng năm mà văn bản được ban hành, những số nhỏ hơn 10 về ngày và tháng 1,2 cần ghi thêm số 0 đằng trước
Ghi bằng chữ in thường, cỡ từ 13 đến cỡ 14 và chữ nghiêng, đối với địa danh chữ cái đầu viết hoa, sau đó có dấu phẩy, địa danh rồi ghi ngày tháng năm đặt ngay dưới giữa Quốc hiệu và Tiêu ngữ
10. Dịch vụ tại Luật ACC
Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!
Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.
Trên đây là một số chia sẻ về cách soạn thảo văn bản hành chính. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:
Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất.Sự cần thiết phải học soạn thảo văn bản: Dù bạn đang làm công việc gì, ở bất cứ vị trí nào cấp quản lý hay nhân viên, trong DN tư nhân hay nhà nước thì bạn đều phải tiếp xúc, xử lý với các loại văn bản. Vì vậy công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong công việc và hoạt động quản lý.
Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản
Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó.Kỹ thuật soạn thảo văn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong các quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuẩn bị soạn thảo đến khi soạn thảo, và chuyển văn bản đến nơi thi hành. Gắn liền với quy trình và những đòi hỏi là những quy tắc về việc tổ chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và cả ngôn ngữ thể hiện trong văn bản.Xem thêm: Gọi Đồ Ăn Đêm Hà Nội Nhanh Chỉ 30 Phút, Top 10 Quán Ăn Ngon Nhận Ship Đồ Ăn Đêm Hà Nội
Ý nghĩa của kỹ thuật soạn thảo văn bản
Kỹ thuật soạn thảo văn bản có rất nhiều ý nghĩa. Nhưng ý nghĩa có tính chất cơ bản nhất phải kể đến là làm cho người nhận được văn bản dễ hiểu, và hiểu được một cách thống nhất.Những yêu cầu về việc soạn thảo văn bản1. Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải nắm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá.2. Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thể và đảm bảo chính xác. Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác.3. Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức. Thể thức được nói ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản. Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Một văn bản đầy đủ các thể thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận), v.v...4. Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp. Nếu thụât ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác. Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản.5. Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ, không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại. Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn.Tóm tắt các bước soạn thảo văn bản
Bước chuẩn bị1. Xác định mục tiêu2. Chọn loại văn bản3. Sưu tầm tài liệu- Hồ sơ nguyên tắc- Hồ sơ nội vụ4. Xin chỉ thị cấp lãnh đạo5. Hỏi ý kiến các cơ quan, tổ chức liên quan6. Suy luận ( các loại vi phạm mà văn bản có thể mắc)- Thẩm quyền- Hình thức- Vi phạm pháp luật
Bước viết dự thảo1. Lập dàn bài2. Thảo bản văn theo dàn bài3. Kiểm tra
Có thể nói soạn thảo văn bản có vị trí quan trọng trong bất kỳ cơ quan, đơn vị tổ chức nào. Văn bản được ví như bốn bánh xe giúp cho xe có thể chuyển động được. Một văn phòng hoạt động khoa học, có kỷ cương nề nếp, có đủ các điều kiện phương tiện hiện đại thì công việc sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt. Ngược lại, sẽ là một lực cản rất lớn đến hiệu quả công việc cũng như hiệu suất kinh doanh. Vậy làm thế nào để có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính tốt? Những điều trên sẽ được chia sẻ tại Chương trình đào tạo khóa học “Nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản” của Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý trunghocthuysan.edu.vn.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mọi thông tin chi tiết về khóa học Anh/ Chị vui lòng liên hệ Phòng Tư vấn Trường trunghocthuysan.edu.vn